Зміст
Поїздка за кордон потребує своєчасної підготовки документів. Щоб перекладені українські довідки мали юридичну силу, їх легалізують у різний спосіб. Одним із таких є апостилізація. Штамп підтверджує справжність документа для офіційного використання за кордоном, його відсутність може стати причиною відмови у ухваленні паперів держструктурами. Без апостилю іноземні органи можуть відмовити у реєстрації, оформленні громадянства, візі, навчанні, лікуванні чи подачі на ПМП. Щоб уникнути помилок, затримок та неприємних ситуацій, слід заздалегідь дізнатися, як правильно поставити апостиль, що готувати та як працює ця процедура в Україні.
Для українців, які стикаються з апостилізацією паперів уперше, сам термін та проходження міжнародної процедури, може викликати труднощі та хвилювання. Щоб бути готовими до всіх питань, непорозумінь, пропонуємо відповіді на найпоширеніші питання.
Що таке апостиль свідоцтва про народження?
Апостиль – це міжнародний штамп, що підтверджує справжність документа та факт його видачі уповноваженим органом. Цей штамп є своєрідним «знаком якості», що гарантує законність та достовірність поданої інформації відповідно до оригіналу. Такий знак-штамп дозволяє визнавати українське свідоцтво у країнах-учасницях Гаазької конвенції 1961 року без необхідності додаткової легалізації через консульства.
Сам штамп є прямокутником розміром 9х9 см. На ньому вказуються назва органу, дата, номер реєстрації та підпис посадової особи, яка видала його. Його проставляють або на окремому аркуші, або безпосередньо на оригіналі залежно від зразка.
Коли апостиль потрібен на свідоцтві про народження?
Апостилювання довідки потрібне у багатьох життєвих ситуаціях, пов'язаних із виїздом українців та їхніх дітей за кордон. Найчастіше він необхідний при:
- подання на візу, ПМП;
- оформлення громадянства дитини;надходження в іноземний дитячий садок або школу;
- усиновлення, оформлення опіки;
- лікування за кордоном;
- працевлаштування;
- возз'єднання сім'ї.
Якщо країна, куди подається документ, є учасницею Гаазької конвенції, наявність штампу є обов'язковою. Якщо ні, буде потрібно консульська легалізація (це інший, складніший процес).
Де поставити апостиль на свідоцтво про народження в Україні?
В Україні штамп на свідоцтво проставляє орган, який його видав — Міністерство юстиції. Подати документи можна кількома способами:
- через ЦНАП (Центр надання адміністративних послуг);
- зручний сервіс "Онлайн дім юстиції";
- акредитовані бюро перекладів або юридичні компанії, які мають досвід та здатні виконати всю роботу за вас.
Навіть якщо подача документів відбувається онлайн, оригінал все одно потрібний. Департамент консульської служби МЗС України приймає оригінали службою доставки "Нова пошта" виключно в межах території України за рахунок заявника в обох напрямках. Надсилати документи може будь-яка особа; для засвідчення, якщо документи подає не власник, а інша особа, довіреність не потрібна. Також можуть надсилати заявку з документами юридичних осіб. Якщо особа уповноважена керівником юрособи, довіреність не потрібна, але дані представника мають бути зазначені у відповідному листі-зверненні на адресу МЗС України. Адресу, куди надсилати пакет документів, можна дізнатися на сайті Міністерства закордонних справ.
Хто має право подавати документи на апостиль?
Подати документи на проставлення штампу може:
- власник свідоцтва (один із батьків або повнолітня особа);
- законний представник дитини (опікун, піклувальник);
- представник із нотаріальної довіреності (бюро перекладів, родичі, юрист).
Якщо документ подає безпосередній власник, надається довіреність (крім випадків, описаних вище). Це є актуальним для українців за кордоном, які не мають можливості особисто відвідати держоргани в Україні.
Які документи необхідні для апостилювання свідоцтва про народження?
Для подання документів на апостилювання знадобиться таке:
- оригінал свідоцтва (без ушкоджень, виправлень, ламінації);
- копія паспорта подавця (і ІПН, за потреби);
- заяву встановленого зразка;
- довіреність, якщо подає іншу особу;
- документи про зміну прізвища/імені.
Бажано одразу уточнити вимоги тієї країни, куди ви подаєте документи — іноді потрібний нотаріальний переклад чи подання документів у спеціальному форматі.
Заяву можна завантажити на сайті МЗС, заповнити розбірливо чи машинописним способом. У ньому вказується громадянство заявника, дата народження, прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, паспортні дані, безпосередньо текст самої заяви, в якій зазначено назву документа, на кого видано, кількість прийнятих документів. Можна подавати одразу кілька довідок (до 10). Наприкінці вказується країна, для якої потрібне засвідчення, дата звернення та підпис. Заповнений оригінал заявки на посвідчення подається з іншими документами.
Також потрібно надіслати оригінал квитанції про оплату консульського збору на рахунок (представлено на сайті МЗС). Вартість може бути:
- 150 гривень – за засвідчення у звичайному порядку однієї довідки фізособи громадянам України, іноземним громадянам та особам без громадянства;
- 300 гривень – за посвідчення у терміновому порядку 1 документа фізособи;
- 450 гривень – 1 документ у звичайному порядку юридичної особи;
- 900 гривень – терміновий порядок 1 документа юридичної особи.
У заявці зазначаються ПІБ представника, уповноваженого на засвідчення апостилем (зазначаються відправник та одержувач документів). На звороті заяви друкованими літерами вказують номер відділення Нової пошти та населений пункт, куди потрібно надіслати засвідчені довідки. Також вкажіть прізвище, ім'я, по батькові, номер мобільного телефону та адресу електронної пошти отримувача.
Який апостиль виглядає на свідоцтві про народження?
Прямокутний штамп містить:
- назву країни («Україна»);
- ім'я посадової особи;
- дату, місце, номер реєстрації;
- підпис та друк.
Штамп ставлять на звороті або на окремому аркуші, прикріпленому до свідоцтва. Він виглядає офіційно і не може містити виправлень чи сторонніх позначок.
Скільки часу займає апостилювання свідоцтва про народження?
Процедура займає в середньому 3–5 робочих днів у стандартному режимі від дня отримання необхідних документів та сплати консульського збору. Однак у періоди високого навантаження (наприклад, до початку навчального року) терміни можуть збільшитися до 8–10 днів.
У терміновому порядку робота займає до 5 робочих днів із дня отримання необхідних документів та сплати консульського збору. Якщо у базі даних відсутні зразок друку, підпис уповноваженої особи, термін розгляду продовжується до 20 робочих днів (цей час необхідний для отримання підтверджуючої інформації).
Якщо час, вказаний на розгляд, перевищений плюс час доставки, можна звернутися для перевірки стану розгляду. Запит на проведення перевірки надсилається електронною поштою або телефоном і містить таку інформацію: ПІБ заявника, ПІБ, на ім'я якого видано документи, орган, яким видано, для якої країни, номер експрес-накладної, дата отримання ДКС документів, сплачена вартість послуги.
Чи можна зробити терміновий апостиль свідоцтва про народження?
Так, існує термінова процедура апостилювання. Отримати документ можна вже за 1–2 робочі дні, але при цьому стягується подвійний тариф консульського збору.
У термінових випадках (наприклад, виїзд на лікування, терміновий виліт) рекомендуємо звертатися до бюро, яке має практику термінових подач та зможе погодити документи з Міністерством у стислий термін.
Що робити, якщо свідоцтво про народження старого зразка?
На старе свідоцтво (до 1991 року) штамп не ставиться. Вам потрібно спершу отримати дублікат українського зразка у відділі ГРАГС за місцем реєстрації або подати запит через ЦНАП. Лише після цього нове свідчення може бути апостильовано відповідно до міжнародних вимог.
Які особливості апостилювання свідчення для різних країн?
Для країн-учасниць Гаазької конвенції достатньо апостилювання . Але кожна держава може мати свої вимоги до перекладу:
- Німеччина, Франція, Італія часто вимагають перекладу лише присяжним перекладачем;
- США, Канада можуть прийняти документи без перекладу за умови, що оформлення йде через імміграційного адвоката;
- країни, які не підписали Конвенцію (наприклад, ОАЕ, Китай, Єгипет ), вимагають консульську легалізацію.
Перш ніж апостилювати, уточнюйте у консульстві чи бюро, які саме вимоги у вашому випадку.
Як замовити апостиль свідоцтва про народження через бюро перекладів?
Бюро перекладів мають право та спеціалізуються на апостилюванні свідоцтв . Звернувшись до таких агентств, можна значно заощадити час, не турбуватися про правильність подачі тощо. Зручно, безпечно та оперативно надає послуги запевнення бюро «Профітранс-ЮА» . Фахівці беруть на себе повний супровід:
- огляд;
- підготовка заяви;
- подання до Мін'юсту;
- виконання нотаріального перекладу;
- Доставка готового пакета в руки, поштою.
Це особливо корисно для українців за кордоном, які не можуть приїхати особисто, але хочуть мати гарантію, що все буде оформлено правильно та вчасно. Або українцям, які не мають часу на бюрократичні дії.
